Toute entreprise y est confrontée tôt ou tard ; une facture envoyée, un délai de paiement dépassé, puis le silence. La relance pour facture impayée est alors la solution : on envoie un mail puis un second un peu plus ferme, et on finit par appeler, mais dans certains cas, les relances ne donnent rien pendant que la trésorerie se tend… Alors, la relance, est-ce que ça marche ? Oui, mais à condition de s'y prendre correctement.
On vous explique !
Relance pour facture impayée : quelles étapes suivre pour qu’elle soit efficace ?
Une relance pour facture impayée qui se veut efficace doit être menée avec attention par le chef d’entreprise. Plusieurs étapes sont à suivre scrupuleusement :
La première relance intervient dès le lendemain de l'échéance : c'est un rappel courtois, par mail, qui mentionne le numéro de la facture, le montant, la date d'échéance dépassée et les coordonnées bancaires pour le règlement. Le ton reste neutre car dans la majorité des cas, le retard est involontaire (oubli, facture égarée, circuit de validation interne trop long) ;
Un simple rappel suffit à débloquer le paiement.
Si le paiement n'arrive pas dans les 7 à 10 jours suivants, une deuxième relance s'impose : elle reprend les mêmes informations, avec un ton un peu plus direct. Il est utile de mentionner les pénalités de retard prévues dans les conditions générales de vente (elles sont obligatoires entre professionnels depuis la loi LME de 2008) et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € ;
Ces mentions ne sont pas des menaces : elles rappellent un cadre légal.
La mise en demeure : c'est la troisième étape. Elle se fait via un courrier formel, envoyé en recommandé avec accusé de réception, qui constitue le dernier avertissement avant une action de recouvrement ou une procédure judiciaire. La mise en demeure doit identifier clairement la créance, fixer un délai de paiement et mentionner les suites envisagées en cas de non-règlement.
Ce document a une valeur juridique : il prouve que le créancier a tenté de résoudre le litige à l'amiable avant d'engager des poursuites.
L'erreur la plus fréquente à éviter est d’attendre. En effet, beaucoup de dirigeants laissent passer plusieurs semaines voire plusieurs mois avant de relancer mais plus le temps passe, plus la probabilité de recouvrement diminue. En effet, les statistiques du secteur sont claires : une créance relancée dans les 30 jours suivant l'échéance a un taux de recouvrement nettement supérieur à une créance relancée après 90 jours.
Combien de relances envoyer avant d'agir ?
C'est la question que se posent la plupart des dirigeants confrontés à un impayé persistant ; les usages professionnels et la jurisprudence dessinent un cadre assez clair.
En règle générale, 2 à 3 relances amiables (mail ou courrier simple) suivies d'une mise en demeure constituent un processus suffisant pour démontrer la bonne foi du créancier. Au-delà, chaque relance supplémentaire ne fait que repousser l'échéance sans augmenter les chances de paiement.
Un débiteur qui ne réagit pas après une mise en demeure en recommandé ne réagira probablement pas à un cinquième mail de rappel.
Le nombre de relances dépend aussi du contexte. Avec un client régulier qui traverse une difficulté ponctuelle de trésorerie, il peut être pertinent de proposer un échéancier de paiement plutôt que de passer directement au recouvrement ; la relation commerciale a une valeur et la rigueur n'exclut pas la souplesse. En revanche, avec un client ponctuel qui ne répond à aucune sollicitation, l’escalade vers une procédure formelle doit être rapide.
A savoir : dans tous les cas, chaque relance envoyée est une pièce en plus dans le dossier. Si l'affaire finit devant un juge, un historique de relances bien tenu démontre que le créancier a agi de manière raisonnable et dans les délais.
Quelles solutions quand la relance pour facture impayée ne suffit plus ?
Quand les relances amiables et la mise en demeure n'ont rien donné, le dirigeant a plusieurs options, et certaines sont plus adaptées que d'autres selon la situation :
Le recours à une société de recouvrement : un prestataire spécialisé prend en charge la relance à la place du créancier, avec des moyens et une insistance que le dirigeant ne déploie pas lui-même. Les sociétés de recouvrement prélèvent un pourcentage sur les sommes effectivement récupérées ;
Chez Compta 4 You, nous proposons ce service via Rubypayeur, qui est directement intégré à l'espace client. Le dirigeant déclare sa créance en quelques clics et un spécialiste prend le relais sans que le commerçant ait à gérer les échanges !
L'injonction de payer : la requête se dépose en ligne sur le portail du tribunal, sans avocat obligatoire pour les créances inférieures à 10 000 €. Si le juge estime la créance fondée, il rend une ordonnance que le débiteur peut contester dans un délai d'un mois. Sans contestation, l'ordonnance devient un titre exécutoire qui permet de faire intervenir un commissaire de justice pour saisir les sommes dues ;
Pour les créances plus complexes, une procédure au fond devant le tribunal de commerce ou le tribunal judiciaire peut s'avérer nécessaire. Cette voie est plus longue et plus coûteuse, mais elle permet de trancher un désaccord réel sur l'existence ou le montant de la dette.
La relance pour facture impayée est une méthode qui fonctionne à condition d'être méthodique, réactive et de ne pas s'éterniser dans l'amiable quand la situation l'exige. Pour les dirigeants qui veulent sécuriser leur trésorerie sans perdre leur temps, des solutions externes comme le recouvrement intégré permettent de passer de la relance à l'action en quelques clics, sans perdre le fil de l'activité.
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